INFORMATIVA PRIVACY MAILING LIST E NEWSLETTER

Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 679/2016 (GDPR - General Data Protection Regulation)

Categorie e Dati oggetto del trattamento 

Il Trattamento riguarda le persone fisiche che per varie ragioni sono inserite nelle mailing list curate dal Titolare e possono ricevere comunicazioni via mail (newsletter). I dati compresi nel Trattamento sono o possono essere:
•    nome, cognome
•    indirizzo email
•    esito dell'invio

Finalità per le quali i dati sono raccolti e finalità del Trattamento

L’indirizzo email è strettamente necessario per la spedizione della newsletter e per ricevere o inviare comunicazioni.
Il nome e il cognome consentono al Titolare di identificare l’interlocutore.
Il dato relativo all’esito dell’invio (newsletter non ricevuta, ricevuta, aperta, apertura di eventuali link) è necessario per valutare l’efficacia della comunicazione.
Il trattamento ha il fine di consentire l'invio della newsletter agli interessati.
La maggioranza dei dati sono stati raccolti da Fondazione Valter Baldaccini con un apposito consenso. 
I dati non sono soggetti a ulteriori trattamenti da parte di terzi.

Trattamento operato dal Titolare

Fondazione Valter Baldaccini informa gli stakeholder sulle proprie attività e mantiene il dialogo con loro attraverso delle mailing list. I dati trattati in queste mailing list sono nome, cognome e indirizzo mail. Queste mailing list consentono di inviare comunicazioni a specifici gruppi di interlocutori o a tutti gli interlocutori. Precisamente il Titolare suddivide gli Interessati in più mailing list che provvede continuamente ad aggiornare.

Trattamento operato dal Responsabile

Per la gestione delle newsletter Kudu s.r.l. ha progettato e gestisce le piattaforme K-DB e K-news. K-news permette di inserire i dati necessari o di raccoglierli da liste esterne e di inviare messaggi a sottogruppi o a intere mailing list. 

Consenso ai dati attualmente trattati

Considerando che:
•    i dati personali sono stati raccolti in sede di iscrizione e dietro la firma di un consenso a norma delle leggi al tempo in vigore;
•    la ricezione/invio/memorizzazione dei messaggi è una premessa o conseguenza prevedibile di ogni comunicazione email;
•    ricevere comunicazioni periodiche da parte della Fondazione Valter Baldaccini è conseguenza prevedibile degli atti che hanno portato gli interessati a riceverla (donazione, manifestazione di interesse, essere dipendenti di UMBRAGROUP);
•    in ogni invio era ed è presente una facile e veloce procedura per cancellare l’iscrizione;
Il Titolare non ritiene strettamente necessario richiedere agli interessati un nuovo consenso né subordinare il Trattamento alla presenza di un consenso esplicito. Si farà parte attiva nel notificare a tutti gli interessati:
•    che dispone di alcune categorie di dati personali a loro riferite;
•    le finalità di questo trattamento e la sua legittimità;
•   a possibilità per gli interessati di conoscere questi dati, modificarli o chiederne la cancellazione.

Consenso ai dati che verranno trattati

La piattaforma K-news prevede un modulo di consenso a norma GDPR che verrà sottoposto a tutti i nuovi soci attraverso procedura “double opt-in”.
Sarà quindi possibile una cancellazione selettiva: l’interessato potrà chiedere di non ricevere la newsletter e potrà chiedere la cancellazione dei suoi dati.

Collocazione dei server

I dati sono fisicamente custoditi e trattati dai server di Kudu s.r.l.. che sono collocati nel territorio dell’Unione europea.

Esercizio dei diritti

Il Titolare si impegna ad aderire immediatamente o al massimo entro 5 giorni alle richieste di accesso, rettifica e cancellazione dei dati personali qualora questa provenga dall’interessato e ha approntato allo scopo un modulo disponibile presso la sua sede. Accetterà comunque anche richieste – purché scritte e firmate – che gli pervenissero in altro modo. 

Rischi per l’interessato

In caso di distruzione della mailing list il danno per la privacy dell’interessato sarebbe limitatissimo. In caso di accesso indebito o di diffusione delle informazioni, il danno sarebbe comunque ridotto.

Misure di minimizzazione del rischio

La mailing list e i messaggi email sono accessibili da parte del Titolare solo attraverso una password sicura e frequentemente sostituita nota solo a due persone in Fondazione.
Il Responsabile del Trattamento ha assicurato: 
•    di avere disposto procedure coerenti con la normativa GDPR;
•    che a protezione dei dati contenuti dei server, in particolare contro il rischio di accesso indebito ai dati sono state prese adeguate misure di sicurezza hardware e software.

Data breach

Nel caso in cui il Titolare del Trattamento dati subisca il furto dei dati e abbia motivo di credere che questi siano stati divulgati (data breach) attiverà – se del caso – una segnalazione alla Autorità garante e comunicherà l’accaduto a tutti gli interessati.

Legittimità del trattamento dati

Il trattamento in questione comporta un rischio non probabile e molto ridotto per la privacy del cliente. Tuttavia, considerando che:

•    il Titolare ha un legittimo interesse a svolgere questa attività che coincide con l’interesse degli stakeholder;
•    l’interessato riceve gratuitamente informazioni di suo interesse;
•    i dati trattati sono pochissimi e necessari per la esecuzione dei servizi richiesti;
•   gli interessati sono stati avvertiti dell’esistenza di un trattamento di loro dati personali;
•   è possibile in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati;

il Titolare ritiene che il Trattamento dati in questione sia legittimo e conforme allo spirito e alla lettera del Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 679/2016 e ritiene di avere la base giuridica per proseguirlo.

Titolare, Responsabile, DPO

Titolare del Trattamento è Fondazione Valter Baldaccini Via V. Baldaccini 1, 06034 Foligno (PG), Tel. +39 0742 348 428, mail: privacy@fondazionevb.org.
Responsabile del Trattamento è Kudu Srl Società Benefit Via Cavour, 2 22074 Lomazzo(CO) Tel. +39 0236714480, mail: info@kudusrl.com.

Il Titolare, vista la natura e la scala dei dati trattati non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).

La presente versione dell’informativa sul trattamento dei dati personali è stata aggiornata il giorno 12 maggio 2021.

 

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